Del 1 - Marias bästa tips kring Q-rapporter
Ett nytt år är på ingång och många vill se över sina kvartalsrapporter och arbetsprocesser. Vår kollega Maria Åkerström har jobbat med att hjälpa börsens största bolag med rapporter i mer än 20 år och berättar om vad en CFO och IR-ansvarig bör tänka på när de ska handla upp byråhjälp.
Hur kan man veta om det är bättre att ta extern hjälp eller göra kvartalsrapporten helt internt?
Jag vänder ofta på frågan; Hur många är ni i teamet? Hur arbetar ni? Vad fungerar och vad fungerar inte? Hur självständiga vill ni vara? Hur ser ni till att hålla hög säkerhet för dokumenthantering? Vill ni ha hjälp med bara produktionen eller även med rådgivning, disposition, hitta nya vinklar. Hur hög formnivå? Finns behov av projektlednings- och/eller formgivningsstöd?
Exempel på viktiga punkter att prata ihop sig om:
Finns god intern kunskap om Google Suiten, Microsoft, Teams, SharePoint, webbaserade verktyg som t ex CtrlPrint, Workiva, Tangelo, F19 digital reporting eller Xplir – då är det enkelt att producera utan extern hjälp.
Säkerhetsfrågan. Jag hör ofta att man vill behålla dokumenten ”i huset” för att hålla hög säkerhet. Och det är ett gott argument. Om man ändå vill ha extern hjälp så är de digitala verktygen idag så säkra att det fungerar bra, förutsatt att man har en tydlig arbetsprocess.
Självständigt arbete – och också säkert. Att man vill ha koll på hela projektet kan betyda att man inte vill ta in extern hjälp. Men det behöver inte betyda det. Den externa hjälpen hjälper till på den nivå som önskas. Väldigt mycket kan man göra själv, men för att effektivisera är det ibland bra med extern hjälp som ger råd, stöttar och jämnar ut arbetsbördan.
Du bruka säga att efter ett bra innehåll är arbetsprocesserna viktigast. Har du några bra råd att ge?
Oavsett hur man arbetar är det viktigt med en tydlig arbetsprocess som underlättar och gör rapportarbetet säkert. Det är viktigt med kontinuerlig uppdatering av processen. Gör en avstämning när rapporten publicerats och gå igenom för- och nackdelar. Processen behöver vara skriftlig, enkel, snabb och tydlig för alla.
Versionshantering av dokumenten; använd en väl kommunicerad arbetsprocess inom teamet och verktyg med uppbyggda system för versionshantering. Undvik namn som t ex Q4-rapport-231213-em.docx.
De vanligaste verktygen för att samarbeta och dela dokument är fortfarande e-post, Microsoft Teams, Sharepoint och Google Suiten. Fler exempel är Dropbox och de specialanpassade webbaserade verktygen ovan som blir fler och fler och förfinar sina användarfunktioner. Dessutom växer AI-hjälpmedelsverktygen och blir alltmer användbara.
När det gäller innehåll – vad tycker du att man ska tänka på?
Många kvartalsrapporter är både välskrivna, enkla, relevanta och intresseväckande. Några saker vill jag ändå påpeka:
Skippa omslagssidan och gå rakt på det väsentliga.
En sammanfattande ingress gör att kvartalets budskap lättare fångas av media.
Låt text och infografik samspela.
Ta gärna in en ”second opinion”. Förstår man vilka ni är och är investeringscaset tydligt nog?
Alla läsare känner kanske inte till bolaget – ta med information om företaget, er marknad och affärsmodell. Och glöm inte kontaktuppgifter.
Extra viktigt före publicering – gå igenom rapporten och säkerställ att både informationen och språket är korrekt.
Intresserad av att växla några ord med Maria?
Ring på 070-746 12 20 eller e-posta maria@sthlmkom.se
Läs mera - DEL 2 - MARIAS BÄSTA TIPS KRING Q-RAPPORTER - VÄLJA MELLAN WORD OCH INDESIGN