Vässa din kvartalsrapport
Vi och våra läsare vill ha kvartalsrapporter som är korrekta, tydliga och att de publiceras snabbt efter kvartalsbokslutet – då måste arbetsprocess och struktur sitta och mallarna ska vara välgjorda.
Vi har lång erfarenhet av att jobba med kvartalsrapporter och här kommer våra bästa tips:
God planering
Ta fram en färdig mall med rätt format och struktur i god tid före uppstart av årets första kvartalsrapport Q1. Var gärna klar i januari så att inte arbetet med årsredovisningen påverkas.
Gör tidsplanen baklänges. När ska den publiceras, vilka är de kritiska datumen? Fördela ansvar per person/funktion för varje aktivitet.
Använd kontakter
Använd dina kontakter för att utveckla innehållet. Vad vill RU och styrelsen lyfta fram? Vad säger analytikerna? Förekom!
Struktur
Rapporten ska hålla över tid och funka för alla kvartal – tänk kontinuitet och god struktur. Och budskapen ska vara tydliga och innehållet transparent, enkelt och relevant. Bättre kortare än längre.
Form
Se till att skapa igenkänning med övrig kommunikation
Infografik förstärker budskapen
Återanvänd info från webb, investerarpresentationer mm
Process och verktyg
Det finns många arbetsprocesser och verktyg att välja mellan till exempel:
Word och Excel med fildelning via Teams. Kräver internt kunnande inom Word/Excel men många kan ju dessa.
InDesign med samarbetsverktyget CtrlPrint. Kan hantera mer komplex form och är effektivt när det är många användare. Kräver ofta byråhjälp.
När ni ska välja arbetsprocess – fundera gärna över hur ni vill hantera följande:
Säkerhet
Samarbete
Versionshantering
Korrektur
Språkversioner
Formgivning
Frågor och funderingar? Vi bjuder gärna på en timmes samtal om er arbetsprocess.
Prata med Maria Åkerström, 070-746 12 20 eller e-posta rapporter@sthlmkom.se