Tips för att effektivisera Q-rapporten

Är allt verkligen rätt, timmen före kvartalsrapportens publicering?

Samarbete i kvartalsrapportstider är alltid en utmaning. Långa dagar, sena kvällar och flera som behöver arbeta i dokumentet samtidigt. Reglerna kräver en säker hantering av rapporten. Bara personer med behörighet ska komma åt dokumentet. Dessutom ska texter, siffror, grafer, illustrationer och bilder vara helt rätt. Hur gör man och hur gör andra?

Samarbeta i dokument – via e-post?

Det finns många sätt – men vi ser att det fortfarande är vanligt är att man delar o samarbetar i dokument via e-post. Det är kanske enkelt att e-posta dokument mellan varandra - men ha alltid extra koll och var uppmärksam – kryptera/lösenordsskydda dokumenten – och se till så att inte fel person kommer åt informationen och så att det inte blir flera versioner av rapporten.

Verktyg för att samarbeta?

De vanligaste verktygen för att samarbeta och dela dokument är troligen fortfarande Microsoft Teams och Google Suiten. Men det finns fler verktyg, som till exempel de specialanpassade webbaserade CtrlPrint, Workiva, Tangelo, F19 Digital reporting och Xplir. Vi ser att de webbaserade verktygen blir fler och fler och de växer och förfinar sina användarfunktioner.

Tekniken effektiviserar – men glöm inte den viktiga granskningen

Samarbetet med kvartalsrapporten har effektiviserats eftersom teknik utvecklas med många nya användarvänliga funktioner. Det är inte bara möjligheterna med att dela dokument, rättstavning, kommentarer, spåra ändringar utan också till exempel Chat GPT, AI-översättning, AI-bilder och nya diagrammöjligheter och mycket, mycket mer.

Håll kvartalsrapporten transparent, tydlig, enkel, relevant och ha koll på investerarperspektivet. Ta gärna in en ”second opinion” från någon utifrån. Och även om alla fantastiska funktioner och hjälpmedel finns så glöm inte bort att det är extra viktigt att på slutet gå igenom rapporten och säkerställa att det är rätt information.

Tydlig arbetsprocess

Oavsett vad ditt team använder så är det viktigt med en tydlig arbetsprocess. Arbetsprocessen ska underlätta samarbetet och göra rapportarbetet säkert. Och det är viktigt med en kontinuerlig uppdatering av processen. Sätt er ner efter kvartalsrapportens publicering och spalta upp för- och nackdelar. Processen behöver vara skriftlig, enkel, snabb och tydlig för alla.